1.Mengapa tata kerja, sistem kerja maupun prosedur kerja merupakan satu kesatuan yang yang bulat. Jelaskan dengan singkat !
Jawaban :
Ketiga - ketiganya baik tata kerja, prosedur maupun system merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.
2.Jelaskan perbedaan pengertian antara tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja. Dari ketiga kegiatan tersebut menurut saudara mana yang paling penting ?
Jawaban :
a. Tata kerja : Merupakan cara melaksanaka suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.
b. Prosedur : Merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjssn tersebut dapat diselesaikan.
c. Sistem : Merupakan antara tata kerja dan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
3.Sebutkan prinsip – prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja. Kegunaan prinsip – prinsip tersebut bagi pelaksanaan kegiatan ketiga hal tersebut.
Jawaban :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dam system kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:]
a. Tata kerja, prosedur kerja, dan system tata kerja harus disusun dengan memperhstiksn segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b.Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, unsure kagiatan organisasi dan semacamnya.
c.Pilih salah satu bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d.Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang dimaksud.
e.Dalam penerapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat salinmg hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
f.Dan tiap-tiap tahap itu harus benar-benar merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
g.Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untukl tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarka jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhka untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.
h.Tata kerja, prosedur, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa tata kerja, prosedur dan system kerja itu harus mengandung unsure tetap sehingga menjamim kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu harus memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
i.Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur dan tata kerja harus selalu dusesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatenessnya.
j.Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur denga setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (work flow chart) atau skema proses kerja (work procedures chart).
k.Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, unutk itu makan adanya staf khusus sebagai O & M Spesialist adalah mutlak diperlukan.
4.Buatlah daftar kegiatan pelaksanaan pekerjaan saudara selama 1 minggu (40 jam) !
Daftar kegiatan pelaksanaan pekerjaan selama seminggu:
a.- Kuliah (6 - 7 jam)
- Istirahat ( 1 – 1,5 jam )
- Lama perjalana menuju kampus (Bogor – Depok) pp (3 - 4 jam)
b.- Kuliah (6 - 7 jam)
- Mengerjakan tugas-tugas kuliah (2 jam)
c.- praktikum ilab (4 jam)
- Lama perjalana menuju kampus (Bogor – Depok) pp (3 - 4 jam)
- Istirahat ( 1 – 1,5 jam )
d.- Kuliah (6 - 7 jam)
- Searching dan mengupload tugas ke internet (2,5 jam)
e.- nonton tv (2 jam)
- Mengerjakan tugas-tugas kuliah (2.5 jam)
f.- kumpul – kumpul bersama teman sma (3 jam)
- Ke warnet (3 jam)
5. Mengapa tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja harus selalu disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan dan fleksibilitas ?
Jawaban :
Karna dengan penyusunan tata kerja, prosedur dan system kerja dengan baik dan benar, maka pastilah akan terjadi stabilitas & fleksibilitas dalam hal pengerjaan dan pelaksanaannya. Sehingga tidak ada lagi kesalahan yang perlu dilakukan dalam pengerjaan hal tersebut.
6. Jelaskan pengertian updateness suatu penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja. !
Jawaban :
Updateness suatu penyusunan sistem merupakan suatu pengerjaan tata kerja, prosedur, dan system kerja dengan selalu memperhatikan sesuatu yang baru dalam hal yang mencakup semua yang berurusan dengan ketiganya, dan semua itu harus disesuaikan dengan kemajuan jaman, teknologi, dan informasi yang sedang berkembang.